Não é vergonha para um empresário ou ser motivo de frustração e desistência descobrir que o caixa de sua empresa está no vermelho. Para saber como tirar a sua empresa do vermelho trouxemos algumas informações importantes que ajudarão a sair dessa situação. Entretanto, é preciso acima de tudo ser racional para se organizar, tomar as decisões necessárias e agir para solucionar a crise de sua empresa.
“O CAIXA ESTÁ NO VERMELHO!”, um termo muitas vezes assustador, utilizado na área das finanças quando as contas estão diferentes, com saldo negativo. Explicando de modo simples, o caixa no vermelho quer dizer que o faturamento mensal da sua empresa é inferior ao que você gasta e mesmo que você pague todas as contas e funcionários, ainda vai faltar dinheiro.
Você precisará fazer a análise todos os dados e fatores relevantes em relação a sua empresa e a sua situação financeira. É fundamental identificar os custos desnecessários, falhas no planejamento e os erros na gestão financeira, além de tudo mais que pode ter levado o caixa da empresa a ficar no vermelho.
Nesse artigo você terá as melhores orientações para fazer a gestão financeira de sua empresa de forma a ter melhores resultados, além de saber como tirar a sua empresa do vermelho. Se não for o seu caso, merece parabéns, porém, sempre é bom saber dessas dicas, e se precisar indicar para alguém das suas relações, fique à vontade para compartilhar o link dessa matéria. Boa leitura!
POR QUE O CAIXA DA MINHA EMPRESA ESTÁ NO VERMELHO?
Os motivos mais comuns para levar o caixa de uma empresa ao vermelho são em geral gastar sem controles rígidos e precisos, ou seja, uma má gestão do caixa.
Muitos empresários quando vêem muito dinheiro entrando na conta da empresa, ficam bastante empolgados e gastam sem planejar, esquecendo que há gastos fixos tais como fornecedores, folha de pagamento dos funcionários, água, energia elétrica, telefone, aluguel, financiamentos, etc.
O dinheiro entrando todos os dias pode ter bom volume, porém se os gastos forem igualmente grandes, não será tanto dinheiro assim no momento de pagar as contas.
15 ORIENTAÇÕES INFALÍVEIS PARA TIRAR A EMPRESA DO VERMELHO
1. Entenda como está sua situação hoje
O primeiro passo para sair do vermelho é entender como está sua situação.
É fundamental saber a real situação, onde você está, e assim planejar como e onde você quer chegar. Muitos empreendedores entram numa espécie de transe, ficam atônitos como se procrastinando tomar providências faria essa crise passar sozinha. É preciso antes de tudo conhecer a situação e esclarecer o que está acontecendo na empresa. Pare e saiba por que os números estão dessa forma. Após fazer isso, será possível estabelecer uma estratégia para resolver o problema.
2. Encontre as causas
Para sair do vermelho é fundamental descobrir o que está errado na operação do negócio.
A pergunta chave é saber por que a empresa está deficitária. Muitas vezes poderá ser porque o empresário confunde caixa com lucro, ou os fluxos de pagamento e de recebimento não estão acoplados, ou falha de processo nos registros de informações, criando um espaço de tempo entre a entrada e a saída de recursos, criando a ilusão de mais receitas e menos despesas, e nessa situação, é muito importante usar a DRE.
3. Domine finanças
Dizer que ser empreendedor exige mais instinto e autoconfiança do que conhecimento é um mito que poderá quebrar a própria empresa.
Conhecer e acompanhar os números do negócio é básico para poder fazer gestão da sua empresa, em toda e qualquer situação. Saber interpretar os números é uma das principais habilidades do empreendedor, e mesmo que algum sócio não tenha o domínio desse assunto, não deve ficar sem fazer esse acompanhamento diário, o dinheiro é a matéria-prima e o ‘sangue’ da empresa.
4. Renegocie as dívidas
Agora que você já sabe quais são as dívidas da empresa, é o momento de iniciar a negociação.
Priorize as piores e maiores dívidas na escolha de fazer pagamentos ou seja, escolha aquelas em que incidem juros altos ou que colocarão a continuidade da empresa em risco, tais como fornecedores de matéria-prima ou serviços essenciais.
Com uma conversa franca, é possível estender o prazo de pagamento ou reduzir o valor diante de uma entrada imediata, ou para um valor pago à vista, por exemplo. Tenha em mente que fornecedores em geral costumam ser mais compreensivos do que os bancos e o governo. Aproveite o momento para calcular se é mais favorável ou não, obter um empréstimo ou hipoteca com juros menores para pagar essa dívida que tem juros mais altos.
Em situação de crise financeira, o empreendedor nunca deve ter medo de conversar e pedir mais prazo para que possa obter recursos.
5. Analise e corte o que for possível e não fizer falta
O momento agora é para olhar com atenção todos os custos fixos da empresa, e quanto eles representam sobre o faturamento. Reveja despesas como o aluguel, leasing, internet, energia elétrica, água e saneamento, pequenas despesas que somadas serão grandes, algum funcionário que não se paga pelo que entrega, e até mesmo o próprio contador da empresa e outros terceirizados. Para essa situação, a solução é renegociar valores dos contratos, como explicado na orientação anterior, ou fazer a substituição por fornecedores com melhor custo-benefício.
Não é raro o empreendedor escolher um fornecedor por ser mais conveniente, sem pesquisar muito nem comparar orçamentos. Em caso que seja necessária uma substituição, isso até poderá modernizar alguma coisa em seu negócio, caso o contrato existente estivesse atrelado a algum serviço mais obsoleto e menos eficiente.
Tenha cuidado para não cortar investimentos que trazem resultados, muitos empreendedores vão simplesmente cortando despesas e destas algumas que são investimentos e acabam prejudicando a empresa, o que a fará gerar ainda menos receitas.
Atenção aos custos variáveis, esses já costumam ficar diminuídos automaticamente com a queda das vendas, tais como o gasto com matéria-prima, por exemplo. Se nessa área existirem cortes, poderá prejudicar toda a empresa, então aqui é melhor negociar com os fornecedores ou mesmo experimentar outros novos no mercado.
6. Separe as contas do pessoal do empresarial
Vemos com frequência a situação de CNPJ pobre e CPF rico…
É um erro grave que muitos empreendedores ainda cometem: quando as contas de casa ficam mais altas, aumentam as retiradas diretas e indiretas (a empresa paga contas que devem ser pagas com o pró-labore), e o caixa da empresa é esvaziado para pagar essas dívidas pessoais.
Quem agir assim e retirar do caixa da sua própria empresa, estará prejudicando as possibilidades de faturar mais, sair do vermelho e se manter de forma sustentável.
Caso o empreendedor tenha problemas nas finanças pessoais, ele deve cortar custos como qualquer pessoa, e não repassar seu prejuízo para a empresa, prejudicando toda uma rede de pessoas e outras empresas que dela dependem.
7. Foque, todos os dias, no seu fluxo de caixa
Você sabe o que é fluxo de caixa? Pois deve saber: ele é a fotografia de como sua empresa está de saúde, e precisa ser acompanhado todos os dias.
Fluxo de caixa é uma tabela que apresenta a soma das suas receitas e das despesas em um determinado período de tempo. Quando você faz uso do seu fluxo de caixa, registrando entradas e saídas, consegue antecipar situações sazonais já vivenciadas em anos anteriores, e se torna capaz de prever e se preparar para períodos de dificuldade nos negócios.
O registro de uma despesa que deverá ser quitada daqui a algum tempo, três meses por exemplo, já antecipará um saldo negativo no futuro. Dessa forma, cria tempo para estabelecer estratégias para cobrir o gasto e não cair em dívidas.
A informação fundamental que a planilha de fluxo de caixa indica, é saber diferenciar o que é caixa e o que é lucro. A confusão entre esses dois conceitos faz com que o empreendedor faça a gestão apenas com base no fluxo de caixa, e isso causará inúmeros (e graves) problemas.
A manutenção das planilhas de fluxo de caixa e DRE (Declaração de Resultados do Exercício) deve ser um trabalho contínuo e apurado, detalhado e sem omissões. Para fazer isso, é só registrar, um pouco a cada dia, mas de forma contínua. Quem não fizer isso em meios eletrônicos, pode fazer uso de um caderno de papel. A questão é fazer!
8. Tenha um sistema de gestão
Você está pensando que isso parece complicado para fazer e acompanhar?
Ter maior cuidado com as contas da empresa e documentar os números importantes do negócio permite saber como está a situação em tempo real e cenários futuros, de forma realmente profissional.
Você poderá optar por documentar no papel ou em uma tabela do Excel, porém em negócios maiores é necessário optar pelo trabalho em softwares, pela quantidade de dados e cruzamentos possíveis das informações.
Mas qualquer que seja o sistema, seja em computador ou uma solução mais simples, ter tudo registrado é necessário, pois quando esses registros não existem, é muito difícil entender a situação real do empreendimento. Sem informação, o empreendedor não consegue saber o tamanho do seu lucro ou do seu prejuízo, e sem isso não é possível desenvolver um plano de negócios ou plano estratégico.
Registrar tudo na empresa, sejam números ou processos, é a garantia de que você não desconhecerá como está o seu negócio, as suas finanças e como será o futuro próximo dele.
9. Tenha parcerias estratégicas
Há um ditado popular que diz “a união faz a força”, o que é uma verdade quando se trata de formar alianças estratégicas para épocas de menor fartura.
Busque conhecer e negocie com empresas que ofereçam um serviço complementar ao seu, elaborando kombos mais completos para o cliente a um custo menor, mas onde todos ganham.
Por exemplo, uma empresa de alimentação passa a oferecer entregas por uma única empresa, centralizando e facilitando a operação, além de ser mais barato do que contratar os serviços separadamente. Ou uma oficina mecânica, que passa a oferecer serviços além dos costumeiros, para ‘associados’ de lanternagem, pintura, lavação, etc.
Um segmento que trabalha muito bem e são unânimes ao listar os benefícios do associativismo é o de consultores empresariais, onde em diversas situações eles se associam para juntos serem capazes de fornecer atendimento às necessidades do cliente.
Da mesma forma, empresas concorrentes ou que fazem uso dos mesmos insumos, aliando-se farão possível as compras conjuntas, ganhando poder de barganha na negociação de preços e prazos de pagamento.
Empreendedores associados, seja por entidades de classe ou por interesses comuns, podem dividir também investimentos em consultorias, treinamentos, ações de marketing e visitas técnicas a centros de pesquisa e desenvolvimento.
E qual o ponto positivo de ter parcerias estratégicas? Isso gera mais vendas: quem antes tinha limitações, passa a anulá-las, além da possibilidade de ter acesso a carteira de clientes que seu parceiro e poder oferecer seus serviços no futuro. Com parcerias estratégicas bem montadas, sua empresa sai do vermelho não cortando gastos e sim gerando mais lucros através de acordos.
10. Busque novos mercados
Se o setor de atuação do seu negócio entrou em crise ou encolheu, é preciso diversificar e buscar novos mercados para seus produtos ou serviços.
Caso a sua empresa sofra de efeitos do ritmo da economia, seja local ou globalizada, antecipe-se e diversifique os clientes. Essa ação dará mais força para sua empresa se manter hoje e crescer no futuro, passada a variação do mercado. Lembre-se que crise é sempre uma oportunidade disfarçada de problema.
11. Utilize o “Limpa Nome Online”
Acesse o Limpa Nome Online Empresas (https://empresas.serasaexperian.com.br//). Ao se cadastrar, o empresário tem acesso aos débitos do seu CNPJ e pode negociá-los diretamente com as empresas participantes.
Para acessar basta preencher um cadastro, que deverá ser validado com um certificado digital ou com o código da carta-comunicado recebida pelo devedor. Em seguida, o empresário vai acessar a página onde estarão relacionadas as empresas participantes do Limpa Nome Online, as empresas com as quais existem dívidas pendentes.
As companhias dispostas a negociação no feirão poderão ser consultadas no menu lateral na mesma página. Ao escolher e clicar no nome da empresa serão apresentadas as pendências e os canais de atendimento disponíveis (telefones, e-mail, chat) para renegociar, e ainda o boletos para pagamento.
12. Promova a integração dos setores da sua empresa
A integração coordenada dos setores da empresa além de possibilitar melhores resultados, permite que todos tenham um entendimento completo das contas, fluxo de caixa, perspectivas de gastos e arrecadações, e faz com que a busca de resultados seja comum e mais comprometida.
Agende reuniões periódicas para analisar e rever metas e números. Será um dos seus compromissos mais importantes.
Se você for o único responsável na empresa por todo o controle financeiro (como é comum em micro e pequenas empresas), deverá dar ainda mais atenção ao orçamento e às planilhas, pois os números precisam de acompanhamento constante.
13. Só assuma dívidas que façam aumentar o faturamento
A regra de ouro nas finanças quando se fala de crédito, é que empréstimo só é bom quando se poderá usá-lo para ganhar mais dinheiro do que for pago em juros.
Essa prática se chama alavancagem, é quando uma empresa usa crédito para aumentar a sua capacidade de gerar riqueza. Sempre, em quaisquer outros casos, os juros são gastos desnecessários que poderão sobrecarregar e prejudicar a empresa. E isso se encaixa a outras dívidas também!
A orientação aqui é que você deve evitar assumir dívidas que não reflitam em ganhos imediatos, evitando também empréstimos, linhas de crédito e principalmente, do cheque especial.
14. A organização financeira da empresa é um investimento lucrativo
Uma boa e organizada gestão financeira da empresa é fundamental para a sobrevivência de qualquer negócio.
Muitas pequenas e médias empresas não dão a devida atenção à gestão financeira de sua empresa, e a veem somente como um trabalho com aspectos ligados a sua atividade fim. Ignorar ou desconhecer os números do negócio seria equivalente a tentar cruzar de barco um oceano, sem uma bússola e um mapa.
Atualmente existem diversos produtos e serviços como consultorias e softwares financeiros que podem lhe auxiliar a fazer a gestão financeira mais eficiente e lucrativa da empresa, então não existem desculpas ou justificativas para não fazer isso.
15. Combata a inadimplência dos clientes
Algumas vezes o que leva uma empresa a ter problemas financeiros é a inadimplência de clientes, levando-a ao endividamento.
É preciso ter um sistema eficiente para controle e cobrança de clientes que não pagam em dia, para que estes não sejam esquecidos, e que oriente para a tarefa das cobranças. Existem formas de incentivar o pagamento pontual, como descontos no boleto, bonificações e outros benefícios para clientes adimplentes. Outra ideia é colocar as datas de vencimento sempre para os primeiros dias do mês, pois a maioria das pessoas e empresas pagam suas contas no início de cada mês, priorizando as contas desse período.
DEFINIR METAS EMPRESARIAIS AJUDARÁ MUITO A TIRAR O CAIXA DO VERMELHO
É fundamental definir claramente as metas e prioridades da empresa que devem ser realizadas a curto tempo, médio e longo prazo. Se por acaso isso lhe parecer difícil ou muito complicado, não hesite e buscar uma orientação financeira empresarial externa profissionalizada que auxilie a organizar suas finanças, receitas e despesas. É preciso efetuar mudanças nas formas de pensar e de fazer a gestão da empresa.
Novas formas de pensar e fazer a gestão é tudo que a empresa necessita para sobreviver a uma crise.
Como gestor de empresa, você deve estar consciente que a falta de controle adequado nas finanças é um erro comum, mas que precisa ser corrigido e mantido sob controle.
É necessário também o empresário para tirar o seu caixa no vermelho, tenha um novo plano de negócios, aliado à uma equipe de colaboradores motivados, processos sistematizados, novidades no marketing e estratégias de competitividade da empresa e custos rigidamente controlados nos meses que se seguem.
Ter um plano de negócios será necessário para orientar faturamento/despesas, tanto em relação a qualquer outro fator que envolva as finanças da empresa.
Avalie se é o caso de contratar um especialista para a função, porque além de ter alguém com o olhar mais treinado para os números e registros, você ficará menos sobrecarregado com o trabalho, com mais tempo para dedicar atenção aos outros processos da gestão.
Se ter um colaborador (ou estagiário) para esse trabalho não é viável, avalie a possibilidade de treinar alguém para a função, ou ter um bom software de controle financeiro também poderá ser suficiente, pois ele é uma ferramenta útil na atualização, análise e armazenamento dos dados sobre o dinheiro da empresa, a questão em aberto é a atualização diária dos registros.
O novo foco da empresa deve ser seguido sem nenhum desvio ou falsos atalhos, atendendo as necessidades da empresa, dos clientes e superando a concorrência, o que ajudará a empresa a sair dessa crise e colocar-se em um novo patamar de austeridade inteligente, sem tensões criadas por cada valor gasto.
Caso você tenha dificuldades em gerenciar as finanças com um quadro de dívidas, não hesite em buscar ajuda profissional, pois embora pareça um gasto a mais, será um investimento para recuperar seu negócio e um aprendizado para qualquer outro negócio que você venha a ter.
Seguindo as dicas desse artigo, você poderá tirar a sua empresa do vermelho e melhorará seu controle financeiro para ter maior segurança no futuro.
Deseja que seu negócio seja mais fácil, mais rentável e que funcione mesmo sem a sua presença dentro da empresa? Quer ter mais tempo livre?
A primeira coisa a fazer é assumir o compromisso de transformar seu negócio em algo incrível, conforme a visão de quando você o criou, e o que esperava que fizesse em sua vida.
Criar sistemas facilitadores para a gestão do seu negócio da maneira certa leva tempo, mas os resultados finais são “uma mudança de vida” para você e sua empresa, e são a base para o seu crescimento empresarial. Ter o CMV calculado corretamente pode ser a diferença entre seu negócio ser lucrativo ou fonte de prejuízo e preocupação.
Para fazer uma gestão mais fácil do seu negócio, consolidado através de controles e sistemas , e tornar a sua empresa em um mecanismo mais rentável e fácil de administrar, é preciso dedicação e estudos, além de testar e avaliar. Isso custa tempo e dinheiro.
Se precisar de ajuda para fazer isso em sua empresa, a Line e seus licenciados ajudam empresas e empreendedores a implementar estratégias, sistemas e ferramentas de alto impacto para maximizar sua produtividade pessoal e comercial, elevando sua empresa para outro nível, e sistemas são nossa especialidade.
Agende uma reunião sem compromisso, e saiba como a sua empresa pode ser melhor do que já é, e a sua vida mais fácil, com mais dinheiro na conta, maior qualidade e tempo livre.
