O empresário quando inicia a sua empresa pode até pensar – ou nem lhe passa essa ideia – da importância de ter ou não documentados todos os processos e procedimentos diários em sua empresa, aqueles que são seguidos e repetidos diariamente. Saiba das vantagens dessa documentação.
Na medida que a empresa cresce, que a equipe de trabalho cresce ou que se faz necessário abrir uma filial, é vital ter documentado em detalhes de como as coisas são feitas. A organização é base para o crescimento saudável da empresa.
Esse processo é chamado de “sistematização de negócios”, ou como também é conhecido, sistemas de gerenciamento, e isso fará a diferença entre um empresário estressado e à beira do esgotamento, e um outro cujo negócio é bem-sucedido, que cresce e prospera, e está seguro de que as coisas andarão bem, conforme o planejado, estando ele no local ou não.
Relaciono aqui algumas das principais razões pelas quais você, como empreendedor, precisa documentar seus processos de negócios, e que irão lhe assegurar uma empresa mais fácil de administrar:
Analise seus processos
Ao fazer o registro dos processos de tarefas e de negócios, vai ter a oportunidade de rever, fazer comparações e optar pelas melhores práticas e desempenhos, definindo normas e padrões de seus serviços e produtos de forma padrão, otimizando resultados. Se individualmente um colaborador tem melhores resultados, isso poderá ser comparado e orientado para os demais seguirem o mesmo processo.
Existe um princípio conhecido como 80/20, ou lei de Pareto, que também irá valer ao analisar seus processos: a ideia de que 80% de seus resultados são através de 20% de seus esforços. Analisar onde você e sua empresa gastam tempo ou esforço improdutivo ajudará a eliminar ineficiências na sua empresa.
Fazer o registro dos seus processos também servirá como um indicador de desempenho, da tarefa e do colaborador.
Consistência
Tudo o que é feito por mais de uma pessoa em sua empresa, ou que é feito repetidamente, deve ser documentado.
Quando você começou a sua empresa, poderia ter “tudo na cabeça”, mas quando a equipe cresce e as tarefas são delegadas para os funcionários, é necessário garantir que eles possam repetir os processos para fornecer o mesmo nível de serviço aos seus clientes.
Da mesma forma, seus funcionários podem ter seus próprios processos excelentes para fazer as coisas, mas o que acontece se eles deixarem a empresa? Ou até mesmo sair de férias ou algum outro motivo de afastamento? E caso você se ausentar por algum momento?
Vai parar tudo ou ter perda de qualidade/produtividade?
Faça melhorias
Uma das vantagens em documentar processos, é poder visualizá-los em cada etapa da atividade, para avaliar estrategicamente o desempenho e possibilitar melhorias e maior eficiência em seus negócios. A empresa cresce mais facilmente se tiver processos documentados, acredite!
Gerenciando seus negócios
Documentar os processos lhe ajudará a entender seu negócio em termos de processos individualizados, como na transformação de insumos em produtos, avaliar o desempenho financeiro em termos da cadeia de valor e otimizar sua estratégia de negócios.
Monitorar níveis de serviço
A documentação de processos, estabelecendo normas e padrões que atendem seus clientes, lhe dará a oportunidade de monitorar se a empresa está realmente atendendo a essas expectativas e se existir algum problema, identificar e resolver de forma precisa e rápida, se é no processo ou no operador.
Você também poderá reduzir atividades desnecessárias ou eliminar etapas desnecessárias no processo de produção ou simplificar procedimentos complicados sem perda de valor para o cliente.
Quando você tiver documentado todos os processos de sua empresa, você poderá revisar e acompanhar seus negócios ao longo do tempo, e melhorar continuamente a eficiência e a qualidade do seu serviço.
Facilitar o treinamento dos colaboradores
Um dos documentos mais importantes será o POP – Procedimento Operacional Padrão (em inglês: Standard Operating Procedure) é uma descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma atividade.
O POP pode ser aplicado, por exemplo, numa empresa cujos colaboradores trabalhem em três turnos, sem que os trabalhadores desses turnos se encontrem e que, por isso, executem a mesma tarefa de modo diferente.
Consideradas como o instrumento mais simples do rol das informações técnicas e gerenciais da área da qualidade, as Instruções de Trabalho – IT – também conhecidas como NOP (Norma Operacional Padrão) ou POP (Procedimento Operacional Padrão), têm uma importância fundamental dentro de qualquer processo funcional cujo objetivo básico é o de garantir, mediante uma padronização, os resultados esperados por cada tarefa executada.
O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado. É uma descrição detalhada de todas as medidas necessárias para a realização de uma tarefa.
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Sistematizar um negócio da maneira certa leva tempo, mas os resultados finais são “uma mudança de vida” para você e sua empresa.
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