Você pode pensar que a implementação bem-sucedida de uma estratégia de gerenciamento dependerá de encontrar gerentes competentes, pessoas com “habilidades pessoais” primorosamente afiadas, com diplomas de faculdades de administração, com técnicas altamente sofisticadas para lidar com as mais diversas situações. A boa notícia é que seu negócio não depende delas.
Você não precisa dessas pessoas, nem pode pagar o que elas valem e que o mercado diz que custam.
Na verdade, elas serão a maldição de sua existência.
O que você precisará, em vez disso, é de um sistema de administração.
O sistema se tornará sua estratégia de gerenciamento, o meio pelo qual sua empresa produzirá os resultados desejados, mesmo sem a sua presença.
O sistema se tornará a solução para um problema que vem lhe tirando o sono há anos…
A imprevisibilidade e inconstância de sua equipe serão coisas do passado.
O sistema transformará os problemas com sua equipe em grandes oportunidades.
Orquestrando o processo pelo qual as decisões da administração são tomadas e ao mesmo tempo, eliminando a necessidade de você estar presente nessas decisões onde e quando for possível.
O que é um sistema de administração ou estratégia de gerenciamento?
É um sistema projetado dentro de sua empresa para produzir um resultado de marketing. E, quanto mais automático for o sistema, mais eficaz será sua empresa.
A estratégia de gerenciamento, ou seja, o processo pelo qual você cria seu sistema de administração e ensina a seus futuros encarregados e gerentes a usá-lo, não é uma ferramenta de administração como muitos acreditam, muito mais que isso, é uma ferramenta de marketing poderosa.
Seu objetivo principal para a empresa não é somente criar um protótipo eficiente de um negócio que funcione como um relógio suíço e sem a sua presença, mas um protótipo eficaz e autônomo.
Protótipo eficaz é uma empresa que atrai e conserva os 20% de clientes que lhe garantam 80% dos lucros (Princípio de Pareto).
No livro “O Mito do Empreendedor” de Michael Gerber, é contado como um sistema desses foi colocado em prática em um hotel nos EUA.
Aqui na Line, orientamos que a leitura desse livro é uma aula sobre como girar a chave de um negócio que trabalha com padrões estabelecidos e processos documentados.
Você precisa pensar no futuro de sua empresa, e desenvolver agora a sua estratégia de gerenciamento, ou seja, preparar o caminho para seus futuros gerentes darem continuidade ao que você construiu.
Três tipos de sistemas para seu negócio
Um sistema é um conjunto de coisas, sistemas informatizados, ideias, planos, fluxogramas e informações que interagem umas com as outras e ao fazer isso, acabam também alterando outros sistemas, fazendo as coisas acontecerem.
Em resumo, tudo na vida é um sistema: o universo, o mundo, nossas cidades, o escritório onde estou, o computador que estou usando no momento, a xícara de café que estou bebendo, o relacionamento que eu e você estamos tendo, enfim, todos são sistemas.
O fato é que para as coisas funcionarem, precisam ter um sistema que as organizem.
A Bíblia diz que Deus criou o mundo, certo?
Bem no início de Gênesis, mais precisamente no capítulo 1, no versículo 2, podemos ler que;
” A terra era a terra sem forma e vazia; trevas cobriam a face do abismo”
A partir desta bagunça, onde a terra não tinha forma, só existia trevas, Deus começou a pôr as coisas no lugar, criando um sistema perfeito, dando forma ao que estava deformado, criando luz ao que estava em trevas, cobrindo o abismo com as mais lidas vegetações.
Um sistema perfeito que uma vez criado, se reproduzia e replicava automaticamente.
E o relato ainda declara durante todo o primeiro capítulo repetidamente que em vários momentos, Deus olhava o sistema e o avaliava, dizendo que estava muito bom, sugerindo quantificação e orquestração. Ele analisava e corrigia o processo que já funcionava sozinho, tal como um empreendimento deve ser.
Não é maravilhoso, viver num mundo onde podemos nos preparar para a primavera, verão outono e inverno? Saber que depois da noite vem o dia?
Deus é o criador do universo e você como o criador de seu negócio, precisa aprender com ele.
Sua empresa não pode ser um amontoado de pessoas perdidas, falando linguagens diferentes, perdidas em meio a trevas de desorganização.
No livro “O Mito do Empreendedor” – Michael Gerber nos ensina três tipos de sistemas.
Sistemas Rígidos ou Concretos, Sistemas Flexíveis ou Maleáveis e Sistemas de Informação.
Sistemas concretos são inanimados, coisas sem vida própria; meu computador é um sistema concreto, assim como são as cores da recepção do escritório.
Estão prontos e não mudam. São estáticos.
Muitos dos problemas que temos em nossas empresas são resolvidos por sistemas concretos, no entanto, alguns precisam de sistemas flexíveis.
Sistemas flexíveis são as coisas que têm vida, ou ideias; você e eu somos sistemas flexíveis, o roteiro de atendimento de um garçom num restaurante também é, o que seu colaborador faz, e como faz, é um sistema flexível.
Michael Gerber em seu livro, descreve uma visita a um hotel onde foram utilizados sistemas para tornar a experiência do cliente verdadeiramente memorável.
Ele tinha jantado seguido de café, no restaurante do hotel na 1ª noite de sua estada, e nem desconfiou quando o garçom perguntou qual era a sua marca preferida de café … até que ele acordou na manhã seguinte, surpreso e encantado ao descobrir que o serviço de quarto lhe serve o seu café favorito.
O gerenciamento do hotel tinha tomado uma maneira muito simples de mostrar ao cliente que ele se importava o suficiente com ele, para ouvir o que ele disse e agir sobre isso.
Para tornar isso possível, o hotel tinha um grupo de sistemas maleáveis em que os garçons no restaurante tinham em seus roteiros de atendimento e tarefa de perguntar qual era marca favorita de café, e após anotá-la, entregavam ao serviço de quarto.
Não é difícil, você não acha?
Os sistemas de informação são aqueles que nos oferecem informações sobre a interação dos outros dois; controle de estoque, previsão de fluxo de caixa e relatórios do resumo da atividade de vendas, relatórios com as notas dos clientes que são atendidos pelos garçons, pesquisas de opinião e de satisfação, dados dos clientes e suas preferências, são sistemas de Informação.
A Inovação, a Quantificação, a Orquestração e a Integração desses três tipos de sistemas em sua empresa são, em suma, seu Programa de Desenvolvimento da Empresa.
Inovação, Quantificação e Orquestração.
Depois de conhecer os sistemas, é preciso pensar na implantação deles, e como será essa tarefa. Os sistemas fornecerão as informações necessárias para o gerenciamento dos negócios, mas a inovação, a quantificação e a orquestração serão as ações que farão as coisas acontecerem de fato.
De acordo com Michael E. Gerber, inovação, quantificação e orquestração são a espinha dorsal de todos os negócios extraordinários. Eles são a essência do seu processo de desenvolvimento de negócios.
Em seu livro, ele explica por que a maioria das pequenas empresas não funcionam e o que fazer sobre isso. Michael Gerber explica também como a inovação, a quantificação e a orquestração são essenciais para o processo de desenvolvimento de seus negócios.
Inovação
Geralmente confundida com ‘criatividade’, inovação vai além disso, é fazer melhor alguma coisa que já está sendo feita. Gerber diz que você deve inovar na maneira que sua empresa faz negócios.
A revolução e popularização das franquias trouxe uma aplicação de Inovação que tem sido quase universalmente ignorada pelos homens de negócios.
É reconhecer que não é a mercadoria que exige inovação, mas o processo pelo qual ela é vendida.
O franqueador dirige todas as suas energias na forma como seu negócio faz negócios.
Para o franqueador, todo o processo pelo qual a empresa faz negócios é uma ferramenta de marketing, um mecanismo para encontrar e manter clientes.
Aqui entra a Inovação, quando todo e qualquer componente do sistema de negócios é um meio pelo qual o franqueador pode se diferenciar de todos os outros negócios na mente de seu consumidor.
Quantificação
Gerber escreve que devemos quantificar a inovação para sabermos o impacto e onde deve ser empregados os esforços, mas por si só, a inovação não leva a nada.
Para ser eficaz, todas as inovações precisam ser quantificadas. Sem Quantificação, como você saberia se a Inovação funcionou?
Por quantificação, estou falando sobre os números relacionados ao impacto de uma inovação.
Orquestração
Livre-se do caos dentro da empresa através do gerenciamento por sistemas, e imediatamente você poderá focar suas energias e sua empresa em coisas maiores e melhores do que reinventar o básico do zero todas as vezes.
Gerber orienta que você deve integrar suas inovações mais eficazes em seus processos e rotinas.
Logo depois que você inova um processo e quantifica, haverá um impacto no seu negócio. Ainda mais se você descobriu algo que funciona melhor do que o anterior. Enfim, se você concluiu a tarefa de como aumentar o ‘sim’ de seus clientes, funcionários, fornecedores e credores – é hora de orquestrar a coisa toda.
A orquestração é capaz de integrar sistemas de forma melodiosa e harmônica, discretamente, quase sem ser notada. Ela dita o ritmo da integração, invocando o serviço certo no momento certo, informando as necessidades de cada serviço.
Sem a orquestração, nada poderia ser planejado e nada antecipado – por você ou por seu cliente. Se você está fazendo tudo de maneira diferente toda vez que faz isso, se todos na sua empresa o fizerem por sua própria vontade, em vez de criar a ordem, você estará criando o caos.
Imagine a seguinte situação:
Você está voando em um avião e ele apresenta uma pane. É impossível parar o avião para consertá-lo, então é preciso resolver o problema com o avião voando, caso contrário, todos estarão perdidos (para não dizer outra coisa…)
Desesperador, não é mesmo?!
Esta metáfora representa a complexidade do ambiente de negócios e o papel da orquestração, neste contexto, é responsável por preparar o ambiente do negócio para “manter o avião voando em perfeitas condições”, ou seja, a empresa trabalhando, produzindo e entregando de um lado e os clientes por sua vez, atendidos e satisfeitos de outro.
E tudo isso é possível, veja quantas empresas estão bem sucedidas no mercado, empregando esses conhecimentos.
E a sua empresa, os seus negócios, a sua qualidade de vida, como estão?
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