{"id":1308,"date":"2019-08-21T17:10:27","date_gmt":"2019-08-21T20:10:27","guid":{"rendered":"https:\/\/www.linecoaching.com.br\/blog\/?p=1308"},"modified":"2020-07-27T11:07:14","modified_gmt":"2020-07-27T14:07:14","slug":"sua-empresa-e-desorganizada-tente-isso","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.lineinstituto.com.br\/blog\/sua-empresa-e-desorganizada-tente-isso\/","title":{"rendered":"Sua empresa \u00e9 desorganizada? Tente isso!"},"content":{"rendered":"Tempo de leitura:<\/span> 8<\/span> minutos<\/span><\/span>

Quase toda pequena empresa \u00e9 desorganizada!<\/b><\/h1>\n

De todas as pequenas empresas que voc\u00ea j\u00e1 conheceu de perto, pense bem, quantas delas s\u00e3o organizadas? Vamos l\u00e1, busque em sua mem\u00f3ria. Procure se lembrar do restaurante onde almo\u00e7a, do lugar onde corta o cabelo, da academia onde voc\u00ea treina\u2026 Enfim, o fato \u00e9 que a maioria das pequenas empresas n\u00e3o possuem uma organiza\u00e7\u00e3o b\u00e1sica de sua estrutura.<\/span><\/p>\n

Nessas empresas, \u00e9 comum voc\u00ea ver falhas simples, mas que nunca s\u00e3o resolvidas. Mais uma vez, puxe em sua mem\u00f3ria. Lembre agora daquela empresa onde falta sabonete ou papel no banheiro, onde h\u00e1 infiltra\u00e7\u00e3o na parede, onde a placa est\u00e1 desbotada, onde o cliente n\u00e3o \u00e9 bem atendido.<\/span><\/p>\n

Pois \u00e9, esse cen\u00e1rio n\u00e3o \u00e9 t\u00e3o distante, n\u00e3o \u00e9? Talvez voc\u00ea mesmo seja um pequeno empres\u00e1rio que enfrenta o desafio de manter seu neg\u00f3cio em ordem, pronto para receber os clientes e proporcionar-lhes uma experi\u00eancia incr\u00edvel.\u00a0<\/span><\/p>\n

Infelizmente o assunto \u201corganiza\u00e7\u00e3o\u201d n\u00e3o \u00e9 um dos mais atraentes em qualquer roda de conversa, no meio empresarial \u00e9 a mesma coisa. \u00c9 muito mais gostoso falar de lucros, proje\u00e7\u00f5es ou de elogios dos clientes…\u00a0<\/span><\/p>\n

Mas, posso falar?<\/strong> Tudo isso come\u00e7a na organiza\u00e7\u00e3o da empresa, meus amigos!<\/span><\/p>\n

Uma empresa desorganizada pode at\u00e9 vender muito. Por\u00e9m, por n\u00e3o estar organizada ela tende a comprometer sua margem de lucro e, com o aumento da demanda, provavelmente seus clientes ir\u00e3o come\u00e7ar a sentir a perda na qualidade do atendimento.<\/span><\/p>\n

A percep\u00e7\u00e3o da experi\u00eancia do cliente ir\u00e1 despencar, porque antes ele tinha a aten\u00e7\u00e3o do empres\u00e1rio e colaboradores, mas agora ele \u00e9 apenas mais um criador de demanda para a empresa. Os colaboradores agora apenas se preocupam em atender os pedidos, diminuir a fila, entregar no prazo, resolver r\u00e1pido e\u2026 \u201cPR\u00d3XIMO!!!\u201d<\/em><\/strong><\/span><\/p>\n

Casos como esse representam o momento em que uma pequena empresa est\u00e1 tentando dar um salto para expandir. Se ela n\u00e3o estiver organizada, ela ter\u00e1 dificuldades. E a consequ\u00eancia ser\u00e1: aumento da rotatividade de clientes e funcion\u00e1rios. A empresa aumentar\u00e1 o volume de vendas, mas n\u00e3o conseguir\u00e1 fidelizar os clientes a ponto de crescer de forma segura e madura<\/a>. O empres\u00e1rio ter\u00e1 o medo de perder esta demanda e de n\u00e3o aproveitar a oportunidade que tem em m\u00e3os.<\/span><\/p>\n

T\u00e1, mas como organizo minha empresa?<\/b><\/h1>\n

“Certo, Jo\u00e3o, entendi que a minha empresa precisa se organizar. Mas como eu fa\u00e7o isso? Preciso de uma Marie Kondo<\/a>?”<\/span><\/p>\n

Calma, amigo, vou chegar l\u00e1.<\/span><\/p>\n

Na Line<\/a> n\u00f3s ensinamos, e \u00e9 assim que nossos licenciados trabalham, v\u00e1rias estrat\u00e9gias para organizar uma empresa. Utilizamos algumas ferramentas para isso e, neste artigo, eu quero focar na primeira delas. Uma que \u00e9 primordial. \u00c9 o seu primeiro passo para colocar a empresa em ordem. Eu estou falando de fazer um\u2026<\/span>
\n<\/span>
\n<\/span>\u2026 adivinha?<\/span><\/p>\n

ORGANOGRAMA!
\n<\/strong>[tcharaaaam!]<\/em><\/span><\/h3>\n


\nPara ficarmos todos na mesma p\u00e1gina, vou explicar brevemente o que \u00e9 um organograma: \u00e9 um gr\u00e1fico que representa, visualmente, a estrutura hier\u00e1rquica e organizacional de uma empresa. N\u00e3o ficou t\u00e3o claro ainda? Bom, olha a imagem abaixo que voc\u00ea vai entender\u2026<\/span><\/p>\n

\"\"<\/a>
ISSO \u00e9 um organograma!<\/figcaption><\/figure>\n

Perceba que em uma simples imagem voc\u00ea pode visualizar todas as atividades a serem desempenhadas na empresa, bem como todos os cargos que se fazem necess\u00e1rios para que ela funcione como deveria.<\/span><\/p>\n

Al\u00e9m disso, \u00e9 poss\u00edvel ter clareza sobre quem \u00e9 o l\u00edder de quem<\/a>. Portanto, um funcion\u00e1rio sabe que, sempre que possuir d\u00favidas ou dificuldades, deve se reportar \u00e0 pessoa que ocupa um cargo posicionado no n\u00edvel hier\u00e1rquico acima do seu, e n\u00e3o com colegas ou gestores de outras \u00e1reas.<\/span><\/p>\n

E \u00e9 exatamente nesse ponto da conversa que a maioria dos pequenos empres\u00e1rios dizem: ah, mas eu n\u00e3o tenho tudo isso de funcion\u00e1rio! Na minha empresa sou s\u00f3 eu e mais algu\u00e9m (s\u00f3cio, marido, esposa, filho, etc.)!<\/em><\/span><\/p>\n

Ali\u00e1s, pode ser at\u00e9 que voc\u00ea j\u00e1 tenha contratado familiares e amigos para lhe auxiliar, afinal s\u00e3o pessoas de confian\u00e7a e, j\u00e1 que \u00e9 para pagar algu\u00e9m, por que n\u00e3o algu\u00e9m que gosto, n\u00e3o \u00e9 mesmo?<\/span><\/p>\n

No come\u00e7o tende a funcionar, mas depois voc\u00eas come\u00e7am a trope\u00e7ar uns nos outros, todos fazem de tudo um pouco e, voc\u00ea sabe, \u201ccachorro que tem muito dono, morre de fome\u201d<\/strong>. Ou seja, onde todos fazem tudo, n\u00e3o h\u00e1 um respons\u00e1vel direto pela execu\u00e7\u00e3o das atividades. E, se forem familiares, ent\u00e3o, a\u00ed \u00e9 que fica mais dif\u00edcil exigir o cumprimento de uma tarefa.<\/span><\/p>\n

Pois \u00e9, n\u00f3s sabemos disso. E tamb\u00e9m sabemos que hoje voc\u00ea gasta boa parte do seu tempo desempenhando atividades operacionais, isto \u00e9, ocupando as caixinhas da parte de baixo do organograma. Por isso, iremos esclarecer todas as suas d\u00favidas e lhe dar dicas pr\u00e1ticas para montar o seu pr\u00f3prio organograma, da maneira correta, para voc\u00ea conseguir come\u00e7ar a colocar a casa em ordem agora mesmo!<\/span><\/p>\n

Como criar um organograma da minha empresa?<\/b><\/h1>\n

Para criar o seu organograma, o primeiro passo \u00e9 \u201cdar um passo para tr\u00e1s\u201d e sair da empresa. Procure se afastar do seu neg\u00f3cio por um momento, para conseguir olhar para ele como um todo, de maneira sist\u00eamica, como se olhasse de cima<\/strong> para uma maquete.<\/span><\/p>\n

Uma dica simples, mas valiosa<\/strong>: livre-se de qualquer distra\u00e7\u00e3o (celular, TV, funcion\u00e1rios, fam\u00edlia), pegue um papel e uma caneta e comece a imaginar como voc\u00ea gostaria que sua empresa fosse. \u00c9 claro que voc\u00ea pode utilizar ferramentas digitais para isso (PPT, Word, xMind<\/a>, etc.), mas recomendamos o bom e velho papel e caneta para que voc\u00ea experimente a sensa\u00e7\u00e3o de organizar enquanto “coloca a m\u00e3o na massa”!<\/span><\/p>\n

Aten\u00e7\u00e3o, vou repetir: eu n\u00e3o estou dizendo para voc\u00ea pensar na empresa como ela \u00e9 hoje, mas sim como ela deve ficar no futuro. Pense na sua empresa como uma corpora\u00e7\u00e3o, e n\u00e3o como um pequeno neg\u00f3cio. Considere-se um acionista, um investidor!<\/span><\/p>\n

Agora, com o papel e a caneta em m\u00e3os, pense nas atividades que voc\u00ea precisa ter em sua empresa para que ela funcione como voc\u00ea quer. Pense em cada setor e, principalmente, em cada cargo que deve compor no seu organograma.<\/span><\/p>\n

Vou ser ainda mais claro, n\u00e3o pense nas pessoas, mas sim nos cargos<\/strong>. N\u00e3o pense na personalidade dos funcion\u00e1rios, mas sim nas responsabilidades e compet\u00eancias que s\u00e3o necess\u00e1rias para preencher determinado cargo.<\/span><\/p>\n

Nesse momento, pode ser que voc\u00ea perceba que a pessoa respons\u00e1vel pelo \u201cfinanceiro\u201d da sua empresa n\u00e3o tem a compet\u00eancia necess\u00e1ria para executar de forma segura esta fun\u00e7\u00e3o. Pode ser que ela est\u00e1 ali apenas porque \u00e9 da sua fam\u00edlia e voc\u00ea confia nela.<\/span><\/p>\n

Tudo bem, se voc\u00ea constatou isso, anote e observe, n\u00e3o precisa fazer nada por enquanto. Vamos continuar organizando a casa.<\/span><\/p>\n

Desenhe cada caixinha do organograma no papel e escreva o nome da respectiva fun\u00e7\u00e3o (e n\u00e3o da pessoa que a ocupa).<\/span><\/p>\n

Refor\u00e7o: n\u00e3o se sinta mal ao perceber que hoje voc\u00ea preenche boa parte das caixinhas<\/strong>. Veja o lado bom: agora voc\u00ea ter\u00e1 muito mais clareza na hora de contratar algu\u00e9m. Voc\u00ea saber\u00e1 exatamente qual(is) caixinha(s) a pessoa ir\u00e1 ocupar. E ela tamb\u00e9m ter\u00e1 a certeza sobre a fun\u00e7\u00e3o que deve exercer, quem s\u00e3o os seus colegas de trabalho e quem \u00e9 o seu gestor.<\/span><\/p>\n

Ali\u00e1s, perceba que, se a pessoa for contratada para exercer uma atividade operacional que voc\u00ea desempenhava, voc\u00ea automaticamente esvazia essa caixinha para ser ocupada pelo colaborador rec\u00e9m-contratado e se promove \u00e0 caixinha de gestor da pessoa. Seu papel agora n\u00e3o \u00e9 mais executar a atividade, mas sim supervisionar e facilitar a execu\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n

E, para que n\u00e3o restem d\u00favidas, vou dizer com todas as letras: voc\u00ea e-s-v-a-z-i-a<\/strong> essa caixinha para a pessoa ocupar. N\u00e3o h\u00e1 a possibilidade de duas pessoas ocuparem a mesma caixinha. Se isso acontecer, voc\u00ea ter\u00e1 problemas.<\/span><\/p>\n

\u00c9 indispens\u00e1vel que haja apenas um respons\u00e1vel por cada cargo e atividade. Portanto, ao contratar, treine seu funcion\u00e1rio, <\/span>delegue (e n\u00e3o \u201cdelargue\u201d)<\/span><\/a> responsabilidades e capacite-o a desempenhar suas fun\u00e7\u00f5es t\u00e3o bem como voc\u00ea, pois essa \u00e9 a \u00fanica maneira de voc\u00ea conseguir liberar mais tempo para voc\u00ea se concentrar nas quest\u00f5es estrat\u00e9gicas do seu neg\u00f3cio.<\/span><\/p>\n

Inclusive, isso \u00e9 t\u00e3o s\u00e9rio que grandes empresas, por mais que tenham s\u00f3cios igualit\u00e1rios, definem quem \u00e9 o presidente ou diretor da empresa. Eles sabem que algu\u00e9m tem que estar no comando, por mais que ambos conversem antes de decidir algo, a decis\u00e3o final sempre deve recair sobre algu\u00e9m.<\/span><\/p>\n

E aqui vem mais um ponto de aten\u00e7\u00e3o: no caso de s\u00f3cios ou de marido e mulher, cuidado! A escolha do presidente n\u00e3o pode ser por crit\u00e9rios banais, como: \u201ceu que tive a ideia da empresa\u201d, \u201ceu sou s\u00f3cio h\u00e1 mais tempo\u201d, \u201ceu sou o mais racional da rela\u00e7\u00e3o\u201d.<\/span><\/p>\n

\"\"<\/a>
N\u00e3o v\u00e1 brigar com o c\u00f4njuge pelo cargo! Decidam juntos quem melhor ir\u00e1 desempenhar a fun\u00e7\u00e3o!<\/figcaption><\/figure>\n

Na realidade, a melhor escolha ser\u00e1 feita quando se considerar pura e simplesmente quem \u00e9 a pessoa mais apta para assumir a fun\u00e7\u00e3o. Isso pode depender das experi\u00eancias profissionais e acad\u00eamicas de cada um e, principalmente, das habilidades para assumir o cargo mais importante da organiza\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n

Deixe de lado o ego e escolha o melhor para todos. Tenha em mente que se a empresa tiver sucesso, todos voc\u00eas ter\u00e3o. Era isso que voc\u00ea queria quando abriu a empresa, n\u00e3o era?<\/span><\/p>\n

Certo. Imagino que voc\u00ea entendeu a ideia. Com esses conceitos voc\u00ea ser\u00e1 capaz de come\u00e7ar a organizar imediatamente. Para saber se voc\u00ea concluiu essa etapa com sucesso, responda para si mesmo:<\/strong><\/span><\/p>\n

– O meu organograma possui todas os setores e cargos necess\u00e1rios para a minha empresa funcionar como deveria?<\/b><\/h3>\n

Exemplo de cargos<\/strong>: presid\u00eancia, diretores, gestores, analistas, assistentes, estagi\u00e1rios.<\/span><\/p>\n

Exemplo de setores<\/strong>: administrativo, financeiro, marketing, comercial, produ\u00e7\u00e3o, t\u00e9cnico, etc.<\/span><\/p>\n

– H\u00e1 alguma caixinha sendo ocupada por mais de uma pessoa?<\/b><\/h3>\n

Lembre-se, uma pessoa pode ocupar mais de uma caixinha, mas uma caixinha n\u00e3o pode ser ocupada por mais de uma pessoa.<\/span><\/p>\n

E mesmo voc\u00ea possua em sua empresa pessoas que fazem a mesma coisa (por exemplo, mais de um vendedor), considere que cada um est\u00e1 dentro da pr\u00f3pria caixinha, pois por mais que a fun\u00e7\u00e3o seja a mesma, cada um ser\u00e1 cobrado pelas suas responsabilidades e resultados individualmente. Nesse caso, eles estar\u00e3o como colegas de cargo, no mesmo n\u00edvel hier\u00e1rquico, e se reportando ao mesmo gestor.<\/span><\/p>\n

– Os meus colaboradores est\u00e3o onde eles deveriam estar?<\/b><\/h3>\n

Com o organograma em m\u00e3os, ap\u00f3s definir o nome dos cargos de cada caixinha, voc\u00ea pode inserir o nome das pessoas respons\u00e1veis por cada cargo.\u00a0<\/span><\/p>\n

Feito isso, pode ser que voc\u00ea perceba que possui hoje em sua empresa pessoas que est\u00e3o fazendo algo que elas n\u00e3o deveriam ou, ainda, pessoas que n\u00e3o est\u00e3o fazendo algo que elas deveriam.<\/span><\/p>\n

Al\u00e9m disso, para ter ainda mais seguran\u00e7a de que os colaboradores est\u00e3o onde deveriam estar, o mais recomendado seria aplicar uma an\u00e1lise de perfil comportamental<\/a> para tomar conhecimento dos pontos fortes e a desenvolver de cada um. Assim voc\u00ea garante que n\u00e3o ter\u00e1 um \u00f3timo atacante, jogando como goleiro.<\/span><\/p>\n

Compre aqui uma an\u00e1lise de perfil comportamental.<\/em><\/a><\/p>\n

Organograma feito, e agora?<\/b><\/h1>\n

Voc\u00ea promete que realmente desenhou o organograma da sua empresa como orientamos? Se sim, parab\u00e9ns!!!<\/span><\/p>\n

Posso afirmar, sem medo de errar, que agora voc\u00ea j\u00e1 tem uma empresa mais organizada do que antes<\/strong>. Mas esse \u00e9 apenas o primeiro passo.<\/span><\/p>\n

Ap\u00f3s realizar todas as an\u00e1lises que sugerimos, voc\u00ea ter\u00e1 que se reunir com seu pessoal e deixar claro para eles a posi\u00e7\u00e3o que cada um ocupa dentro da organiza\u00e7\u00e3o. D\u00ea-lhes um <\/span>feedback eficaz<\/span><\/a> analisando como eles atuam e como eles devem passar a atuar na empresa.<\/span><\/p>\n

No entanto, para que tenha ainda mais sucesso nessa empreitada, eu pe\u00e7o que voc\u00ea aguarde um momento antes de fazer isso. O ideal \u00e9 que, antes de ter essa conversa, voc\u00ea tenha por escrito as responsabilidades e atividades de cada cargo, para levar esse documento prontinho para seu colaborador e para os pr\u00f3ximos funcion\u00e1rios que contratar<\/a>. Assim, eles podem ler e compreender tudo que se espera deles e, se concordarem, assinar esse documento.\u00a0<\/span><\/p>\n

Desse modo, voc\u00ea ter\u00e1 mais facilidade em cobrar suas atividades e eles ter\u00e3o clareza do que devem fazer. O treinamento do seu pessoal ser\u00e1 mais f\u00e1cil e voc\u00ea estar\u00e1 documentando processos em sua empresa. \u00c9 assim que se constr\u00f3i um neg\u00f3cio que <\/strong><\/span>funciona como um sistema<\/a><\/strong>, que n\u00e3o dependa da sua presen\u00e7a constante e que lhe garanta bons resultados sem sacrificar sua qualidade de vida!<\/span><\/p>\n

\u201cAh, Jo\u00e3o, mas como eu fa\u00e7o isso?\u201d<\/span><\/em><\/p>\n

Fique tranquilo que iremos abordar isso nos pr\u00f3ximos artigos. Irei lhe sugerir \u00f3timas ferramentas que j\u00e1 utilizamos em milhares de empresas pelo Brasil. Por\u00e9m, caso precise de mais agilidade ou de um acompanhamento personalizado, sinta-se a vontade para entrar em contato com <\/span>nossos licenciados<\/span><\/a>. Eles saber\u00e3o exatamente como utilizar essas ferramentas para organizar sua empresa!<\/span><\/p>\n

Forte abra\u00e7o!<\/span><\/p>\n

Jo\u00e3o Lucas Cortez.<\/b><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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