Aprender a gerenciar melhor o tempo é crucial para levar uma vida realizada e uma carreira de sucesso. Comece a avaliar como você está gastando seu tempo mantendo um registro do que está exigindo mais tempo e atenção no seu dia-a-dia. Determinar quais tarefas requerem mais tempo é o primeiro passo na construção de um plano para ser mais produtivo. Aprenda como fazer isso.
COMO GERENCIAR MELHOR O TEMPO
A 1ª parte desse artigo pode ser vista AQUI.
Existem três esferas nas quais as pessoas passam seu tempo – conversas, pensamentos e ações.
Como você está gerenciando seu tempo dentro de cada uma dessas categorias determinará o sucesso que você tem na vida.
Nenhuma quantia de dinheiro ou recursos pode recuperar o tempo perdido e desperdiçado.
Como posso fazer melhor uso do meu tempo?
Dependendo do que você está fazendo, o tempo pode passar rápido ou rastejar. Embora você possa estar ocupado durante o dia, isso não significa produtividade.
Ao gerenciar o tempo com mais sabedoria, você minimizará o tempo perdido em um dia e aumentará sua produtividade.
Crie uma lista das tarefas mais importantes e aloque tempo para cada tarefa. Manter o tempo previsto fornecerá uma meta previsível e manterá sua energia e produtividade.
Estruturar em intervalos ocasionais é muito necessário. Trabalhar além do limite máximo deixará você desmotivado e menos produtivo.
Elimine tarefas desnecessárias e que exijam que você invista muito tempo.
Encontre substitutos mais curtos para as tarefas essenciais para o seu dia, mas que não estão na lista superior de tarefas.
Ter um objetivo claro, tempo organizado para trabalhar e definir tempo para descontrair o deixará mais feliz e o ajudará a gerenciar seu tempo com mais sabedoria.
Técnicas de priorização no gerenciamento de tempo
Quanto mais você investe na definição de prioridades antes de iniciar uma tarefa, mais rápido realiza as coisas importantes.
Quanto mais importante e valiosa a tarefa é para você, mais motivado você fica para superar a procrastinação e se lançar no trabalho.
Experimente estas técnicas de priorização:
“A primeira lei do sucesso é a concentração – focar todas as energias para um ponto e ir diretamente a esse ponto, sem olhar nem para a direita nem para a esquerda.” – William Matthews
Ferramenta de gerenciamento de tempo: O Método ABCDE
O método ABCDE é uma poderosa técnica de definição de prioridades que você pode usar todos os dias. Essa técnica é tão simples e eficaz que pode fazer que qualquer pessoa seja mais eficiente e eficaz em sua área, sem grandes esforços.
A lista ABCDE é uma lista de tarefas pendentes elencadas por motivação quando se trata de aprender a priorizar.
O poder desta técnica reside na sua simplicidade, porque é totalmente orientada para a ação.
Eis como funciona: Você começa com uma lista de tudo o que precisa fazer para o dia seguinte. Pense e vá anotando no papel. Depois de ter uma lista de todas as tarefas que você deve concluir, inicie o método ABCDE.
Os itens “A” são mais importantes
Um item ‘A’ é definido como algo muito importante. Isso é algo que você deve fazer sem demora. Essa é uma tarefa para a qual poderá haver sérias consequências se você não conseguir.
Consequências como não visitar um cliente-chave ou não terminar um relatório para seu chefe do qual ele precisa para uma próxima reunião da empresa.
Estes são os sapos da sua vida…
Se você tiver mais de uma tarefa ’A’, priorize essas tarefas escrevendo A-1, A-2, A-3 e assim por diante na frente de cada item.
Sua tarefa A-1 é o seu maior e mais feio de todos os sapos para ser engolido.
Itens “B” têm apenas pequenas consequências
O item ‘B’ é definido como uma tarefa que você deve executar. Mas isso só terá consequências leves.
Estes são os girinos na sua vida profissional.
Isso significa que alguém pode ficar infeliz ou incomodado se você não fizer isso, mas não é tão importante quanto uma tarefa ‘A’.
Retornar uma mensagem telefônica sem importância ou revisar seu e-mail seria uma tarefa ‘B’.
A regra é que você nunca deve executar uma tarefa ‘B’ quando houver uma tarefa ‘A’ ainda não feita. Você nunca deve se distrair com um girino quando há um sapo grande sentado e esperando para ser engolido.
Tarefas “C” não têm consequências
Tarefa de ‘C’ é algo que seria bom de fazer, mas para o qual não há consequências, quer você faça ou não.
As tarefas ‘C’ incluem telefonar para um amigo, tomar café ou almoçar com um colega de trabalho ou concluir alguns negócios pessoais durante o horário de trabalho.
Esse tipo de atividade não tem efeito algum na sua vida profissional.
Como regra, você nunca pode realizar uma tarefa ‘C’ quando houver tarefas ‘B’ ou ‘A’ ainda por fazer.
“D” para ser delegado
A atividade do ‘D’ é algo que você pode delegar para outra pessoa.
A regra é que você deve delegar tudo o que puder para outras pessoas.
Isso libera mais tempo para você se envolver em suas atividades ‘A’.
Suas tarefas ‘A’ e sua conclusão determinam amplamente todo o curso de sua carreira.
“E” para eliminar
Uma atividade ‘E’ é algo que você deve eliminar completamente.
Afinal, você só pode controlar seu tempo se parar de fazer coisas que não são mais necessárias.
A chave para fazer esse método ‘ABCDE’ funcionar, é você se disciplinar agora para iniciar imediatamente sua tarefa “A-1”.
Fique nela até que esteja completa.
Use sua força de vontade para prosseguir neste único trabalho, a tarefa mais importante que você poderia estar realizando.
Engula o sapo inteiro e não pare até terminar completamente as tarefas importantes.
Gaste seu tempo em atividades valiosas
Sua capacidade de pensar e avaliar sua lista de trabalhos para determinar sua tarefa “A-1” é o trampolim para níveis mais altos de realização.
Isso também resultará em uma maior autoestima, maior respeito próprio e orgulho pessoal.
Quando você desenvolver o hábito de se concentrar no seu “A-1”, começará a fazer mais e melhor do que as outras pessoas ao seu redor.
Estabeleça a regra e foque para você nunca fazer algo que não esteja na sua lista. Se surgir uma nova tarefa ou projeto, anote-o na sua lista e defina uma prioridade para ele antes de começar a trabalhar nele.
Se você reagir e responder às demandas de uso do seu tempo, perderá rapidamente o controle do seu dia. Você acaba gastando a maior parte do tempo em atividades de baixo ou nenhum resultado de valor.
Revise sua lista de trabalho agora e coloque A, B, C, D ou E ao lado de cada tarefa ou atividade.
Selecione seu trabalho ou projeto A-1 e inicie-o imediatamente.
Discipline-se a não fazer mais nada até que este trabalho seja concluído.
Esse método se aplicado se tornará uma das melhores ferramentas de gerenciamento de tempo que você poderá usar.
Os comportamentos de gerenciamento de tempo são uma questão de escolha:
Você escolhe ser eficiente ou desorganizado.
Você escolhe se concentrar e se concentrar em suas tarefas de maior valor, ou prefere gastar seu tempo em atividades que contribuem com pouco valor à sua vida.
Você escolhe ser positivo ou escolhe ser negativo.
Você escolhe o sucesso ou o fracasso.
E você está sempre livre para escolher sua qualidade de vida.
O ponto de partida para superar sua programação mental anterior e eliminar os bloqueios mentais e crenças sabotadoras para o gerenciamento de tempo é que você tome uma decisão clara e inequívoca de se tornar excelente na maneira como usa seu tempo.
Seu objetivo pessoal deve ser administrar seu tempo tão bem que as pessoas o admirem e o percebam como um modelo para seus próprios hábitos de trabalho.
A 1ª parte desse artigo poderá ser vista AQUI.
